Документообіг: сутність та вплив на діяльність підприємства

А. С. Шепелєва

Менеджер ТОВ «Восточные ресурсы»

м. Луганськ, Україна

Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому документообіг, як інструмент, що забезпечує контрольованість в діяльності підприємства, виступає одним із складників забезпечення необхідною інформацією, спрощує прийняття управлінських рішень тощо, є одним із елементів механізму протидії дезорганізації в управлінні підприємством.

Під документообігом прийнято розуміти цілісну систему з сукупності; документів, які використовуються в діяльності підприємства, маршрутів таких документів між підрозділами та окремими посадовими особами та процедурами обробки таких документів [2].

Організація документообігу безпосереднім чином впливає на швидкість руху інформації усередині підприємства та на швидкість її пошуку. У свою чергу, рух інформації значною мірою визначає швидкість процесів у межах підприємства, при чому й таких процесів, які спрямовані на надання послуг чи продукції споживачам, або проведення процесів комунікації із ними. Навіть якщо підприємство безпосередньо не проводить комунікації із своїми споживачами, то значно зростає рівень внутрішніх комунікацій у системі підприємства, протікання яких теж залежатиме від документообігу підприємства [1.3].

Питання побудови і оптимізації документообігу на сьогоднішній день є достатньо актуальним для багатьох підприємств. Особливо гостро це питання стоїть для крупних підприємств, які мають безліч філіалів або розташовані на великій території.

Управління документообігом підприємства передбачає формування та реалізацію цільових заходів щодо забезпечення керованості сукупності всіх документопотоків на підприємстві, забезпечення цільових характеристик документопотоків, дотриманні кількісних параметрів та якісних характеристик процедур обробки документів (тривалості, точності, обсягу), дотриманні вимог щодо процедур обробки документів (збереження документів, відпрацювання документів тощо). На жаль, відсутність необхідної управлінської уваги до документообігу створює певні проблеми інформаційного та управлінського характеру в діяльності підприємства через неадекватне проходження інформації, й тому управління документообігом підприємства потребує на належний аналіз й, у разі необхідності, адекватне удосконалення.

Література

1. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», Экмос, 1999 - 321 с.

2. Документационное обеспечение деятельности организации / Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999. - 286 с.

3. Майкл Дж., Саттон Д. Корпоративный документооборот. - СПб: Азбука, 2002. - 780 с.