Вплив бюрократизації
 на економічну безпеку підприємства

Ю.С. Погорелов, А.А. Алєйніков

Східноукраїнський національний університет імені

Володимира Даля, м. Луганськ

Поняття бюрократії настільки повно увійшло не тільки у економічний тезаурус, але й у повсякденне життя, що воно сприймається більшістю людей вже поза межами первісного змісту, а виключно як поняття емоціональної природи – майже завжди з «від’ємним знаком».  До сьогодні поняття бюрократії розглядається здебільшого в негативному контексті, через що майже завжди асоціюється суто з формальним управлінням. Між тим поняття бюрократії, бюрократизму, бюрократизації мають чіткий зміст, встановлення якого є корисним для прийняття зважених управлінських рішень. Бюрократія розглядається як техніка управління, яка базується на встановленні компетенції працівників, суворій дисципліні, жорсткому розподілі функцій, чіткій управлінській ієрархії, використанні спеціальних знань управлінців, правил і стандартів виконання й оцінки робіт, чіткому дотриманні певних правил. Під бюрократизмом розуміється такий рівень використання бюрократії в управлінні підприємством, при якому форма виконання домінує над змістом виконуваних робіт, що призводить до вихолощування сутності цих робіт, спричиняє статичність стосунків, що виникають на підприємстві через жорсткий формальний розподіл сфер відповідальності. Бюрократизація ж розглядається як процес формалізації управління підприємством, що здійснюється за допомогою бюрократичних інструментів, формальних процедур, спрямованих на виконання управлінських робіт, забезпечення детермінованої поведінки управлінського персоналу та зниження трудомісткості робіт.

Причини бюрократизації на підприємстві, яка згодом переходить у бюрократизм, представляють собою окреме важливе питання для дослідження, але у першому наближенні можна виділити дві групи причин: організаційно-управлінські та психологічні. Організаційно-управлінські причини бюрократизації зумовлені існуючою на підприємстві системою управління, а психологічні мають особистісну природу та пов’язані із намаганнями, страхами та бажаннями персоналу підприємства (слід з цього приводу зазначити на два концепти управління, які повністю пояснюють психологічну природу бюрократизму – концепцію обмеженої раціональності Г. Саймона та концепцію агента-принципала, згідно якої агент завжди прагнутиме максимізувати свою вигоду, а не вигоду принципала). До складу психологічних причин бюрократизації слід віднести такі: небажання брати на себе відповідальність за певні управлінські рішення; небажання проявляти ініціативу навіть у ситуаціях, для яких використання наявних управлінських процедур недостатньо; небажання реагувати на існуючі проблеми, якщо такі проблеми не відносяться безпосередньо до функціональної компетенції працівника; прагнення розподілити відповідальність за певні рішення, особливо складні та непопулярні, маж якомога більшою кількістю осіб; прокрастинація як психологічна реакція посадових осіб на певні реальні або очікувані події, що потребують рішень та/або управлінських заходів. Організаційно-управлінські причини бюрократизації на підприємстві є такими: надмірна спеціалізація персоналу; функціональна, а не «об’єктна» відповідальність персоналу; недостатні повноваження керівників певного рівня для реального вирішення проблем; відсутність результатно-орієнтованого спрямування менеджменту; відсутність мотивації персоналу та його власної зацікавленості у досягненні певних цілей на підприємстві.

Факт бюрократії й особливо бюрократизму на підприємстві здійснює вплив на всі сфери його діяльності, й, у тому числі, впливає на економічну безпеку підприємства. При цьому під економічною безпекою пропонується розуміти стан захищеності підприємства від внутрішніх та зовнішніх загроз. Зрозуміло, що економічна безпека постає однією з обов’язкових умов успішного сталого довгострокового функціонування підприємства, й тому її забезпечення – важливе завдання як поточного, так і стратегічного управління підприємством.

Надмірна бюрократизація, наслідком якої є подальший бюрократизм, веде до таких негативних в контексті економічної безпеки підприємства організаційно-економічних наслідків: уповільнення руху інформації та документів, уповільнення прийняття управлінських рішень, зменшення швидкості реакції підприємства на будь-які сигнали у зовнішньому середовищі, несвоєчасне надходження управлінської інформації, домінування форми та певних регламентів прийняття управлінських рішень над їхньою сутністю, неспроможність та неготовність системи управління реагувати на нетипові погрози та непередбачені існуючими правилами та регламентами ситуації. Наслідки надмірної бюрократизації в контексті економічної безпеки підприємства ведуть не стільки до зростання кількості зовнішніх загроз для підприємства, скільки до підвищення вразливості підприємства та його неспроможності адекватно та своєчасно на такі загрози реагувати. Підприємство внаслідок надмірної бюрократизації стає надто інерційним та ригідним, а з певного моменту час управлінської реакції стає більшим за темп змін у зовнішньому та внутрішньому середовищі підприємства – й фактично підприємство стає некерованим, оскільки у системі «запит-відклик» стосовно функціонування системи управління підприємством управлінська реакція постійно запізнюється стосовно виникнення запиту на неї.  Виникає парадоксальна ситуація, коли правила, процедури та регламенти, які первісно були розроблені для спрощення та прискорення прийняття управлінських рішень, стають перепоною таким рішенням, уповільнюють та ускладнюють їхнє прийняття.  Й певною мірою надлишкова бюрократизація стає внутрішньою загрозою для підприємства, джерелом прямої небезпеки, яке потребує свого усунення.

Отже, до певної межі формалізація відносин всередині підприємства й обґрунтована бюрократизація діяльності у вигляді напрацювання стандартизованих процедур здійснення певних заходів, управлінської реакції на певні події у зовнішньому середовищі є корисною, але за такою межею формалізація переходить у бюрократизм, який вже стає внутрішньою загрозою для функціонування підприємства, впливає на його економічну безпеку та потребує відповідної коригуючої управлінської реакції. У сфері суто економічної безпеки недостатня бюрократизація веде до використання виключно ситуативного підходу, результативність якого істотно залежить від досвіду та інтуїції особи, що приймає управлінські рішення. Водночас надмірна бюрократизація створює внутрішні загрози й уповільнює швидкість управлінської реакції.

Для встановлення та дотримання межі обґрунтованої бюрократизації корисним постає розроблення та впровадження бюрократичних інструментів, які мають бути використані за певних конкретних встановлених умов на підприємстві. При цьому під бюрократичними інструментами пропонується розуміти сукупність способів, прийомів, правил, регламентованих процедур, стандартів, документів, моделей, які існують у певній формі, затверджені, прийняті або схвалені відповідно до існуючого порядку, та використовуються в управлінні підприємством. Бюрократичні інструменти сприяють формуванню організаційно-нормативного середовища всередині підприємства, що визначає формальні правила поведінки виконавців управлінських робіт.

Бюрократичні інструменти не є статичними, їх форма та зміст з часом мають змінюватися, що зумовлено зміною змісту й обсягу робіт з управління підприємством, появою нових робіт, зміною умов їх виконання та вимог до виконавців. Кожен бюрократичний інструмент як продукт проектування має свій життєвий цикл, що складається з таких етапів: розробки й упровадження; використання й одночасного спостереження за відповідністю вимогам і змісту виконуваних робіт; старіння, коли саме й виникає протиріччя між можливостями бюрократичного інструмента та висунутими до нього вимогами; невідповідності, коли бюрократичний інструмент вже не відповідає змісту робіт з управління. Вчасне виявлення початку третього етапу – старіння бюрократичних інструментів – і своєчасна їх модернізація є одним з основних завдань, яке має бути вирішене у системі управління підприємством, оскільки до певного рівня бюрократизація управління постає корисною, й, з урахуванням наявних нормативних вимог, об’єктивно необхідною та виправданою.